紙のノートはもう持ち歩いていません。会議や商談には、Windows タブレットと Microsoft OneNote でのぞんでいます。資料データに手書きでメモを取ることもできますし、音声も OneNote で録音してノートに挿入できます。ホワイトボードに書かれた内容も、タブレットのカメラで撮影&挿入できて便利ですよ。

訪問先での打ち合わせの内容をキーボードで入力、さらにポイントを手書きで加えて、わかりやすい議事録を簡単に作成できます。さらにホワイトボードの内容をタブレットで撮影した画像を貼りつけたり、Excel のグラフを添付したりすることも可能です。

Office Web Apps を使えば、議事録をそのまま Microsoft SharePoint に保存され、チーム メンバーにリアルタイムで共有することが可能です。ミーティングの音声データを添付すれば、商談や会議の内容を効率的にチームで共有することが可能です。

外出時間が大半なので、お客様を回りながら自分なりに数字を分析して、営業戦略を組み立てています。最新の Excel では、専門的な知識がない私でも、直観的な操作で売上の分析ができるので、上司も信頼して任せてくれます。

お客様との商談で遅くなることも多いですが、営業レポート作成のためだけに社に戻るのは時間の大幅なロスになります。私は営業報告は出先のカフェなどで、すばやく作成し、なるべく直行直帰するようにしています。

Excel の PowerView を使えば、難しいマクロや複雑な分析機能を知らなくても、簡単に本格的なデータ分析が可能です。いままで高度な IT や統計の知識が必要とされていた BI 機能を、現場の担当者でも手軽に利用できます。

さらにドリルダウン可能な円グラフや Bing マップと連動したエリア分析、主要業績評価指標 (KPI) を元にした、業績達成度など数値やグラフを使った多彩な分析が可能。チームの SharePoint 共有フォルダの最新営業数値から、売上傾向を分析して、外出先から説得力のある営業報告書を作成することもできます。

2012年にコミュニケーション基盤をOffice365に移行したMXモバイリング。実際に導入して感じている事や変化した点を社員へ聞きました。

－Office365を導入されて一番感じる事は？
ビジネスのスピードが飛躍的に上がったと感じます。 以前は、会社でしか出来ない仕事があまりに多かった気がします。 営業として、当社の価値を高めるためには、納期も短縮すべきだし、メールリプライも出来る限り短縮すべきだと思います。なぜならそれをお客様が望んでいるからです。当社の社員は出来る限りお客様の期待に応えたいと感じていました。そういう意味でいうと導入した効果は大きかったと認識してます。

－具体的にいうとどういうスピードがあがったのですか？
例えば、朝の通勤時間でiPhoneから「owa for iPhone」というアプリケーションを使って、メールチェックします。必要であれば、お客様へ返信も行います。同時にチームメンバーの今日の予定も確認します。メールや予定表のチェックが完了した時点で会社に到着しています。既にこの時点で従来行っていた朝出社して行うメールチェックや予定表の確認の時間20分程度を他のお客様対応に充てる事が出来ました。 このワークは非常にわかりやすく改善しやすい部分なのですがお客様の中には、ユーザビリティの高い仕組みを導入出来ていなく、この部分の改善がなかなか進んでいないように感じます。

－外で仕事を行う時に変わった点は？
仕事柄、私はデバイスをたくさん持ち歩いています。会社支給のiPhone,モバイルwin8PC,デモ用Surface、ルータと4つのデバイスを持ち歩いて仕事をしています。Office365が導入されて一番変わった点は、全てのデバイスで最新の状態が維持されている事です。iPhoneで途中まで書いたメール返信の下書きが、Surfaceからも続きが書ける。商談が終わって次の商談に行くまでの電車の中で、メールチェック、資料作成がどのデバイスからも出来るというのは、本当に助かります。もはやデバイスは仕事を表現するツールにすぎません。

－最近の気づきは？
先日、通常のメールのやり取りをしていたお客様から、今グアムにいると言われた時は驚きました。国内で仕事をしている時となんら変化がありませんでしたので、気づく事が出来ませんでした。見積りや資料のやり取りをしていたのですが、そのお客様はドキュメントをSkydriveProに入れて、Surfaceを持って海外に行かれていたとの事でした。その時に海外でメールを送信する事も身近な事だと改めて感じました。